Wer kennt es nicht, Notizen sind überall verteilt – in E-Mails, in Excel-Listen, auf Post-its, in separaten Tools oder einfach nur im Kopf einzelner Mitarbeitender.
Das macht Abstimmung mühsam, Informationen gehen verloren oder sind nur für einzelne Personen zugänglich.
Mit der Notizfunktion in Collabo ERP wird dieses Chaos aufgelöst: Notizen sind direkt an den passenden Datensätzen hinterlegt und gleichzeitig zentral verwaltbar.
Notizen direkt dort, wo Sie arbeiten
In vielen Modulen von Collabo ERP steht Ihnen an unterschiedlichen Stellen eine Notizfunktion zur Verfügung – zum Beispiel:
- bei Kunden und Interessenten
- bei Projekten, Aufgaben und Tickets
- bei Angeboten und Rechnungen
- bei Meetings und weiteren Vorgängen
Überall dort, wo Kontext wichtig ist, können Sie direkt eine Notiz hinterlegen.
Das hat mehrere Vorteile:
- Kontext bleibt erhalten: Die Notiz ist direkt mit dem jeweiligen Datensatz verknüpft.
- Weniger Nachfragen: Wer später denselben Datensatz öffnet, sieht alle relevanten Notizen auf einen Blick.
- Geteiltes Wissen: Informationen liegen nicht mehr nur im Kopf einzelner Personen, sondern im System.
Statt Notizen in verschiedenen Tools zu sammeln, dokumentieren Sie Ihre Gedanken genau dort, wo sie entstehen – im täglichen Arbeiten mit Collabo ERP.
Private Notizen: Persönliche Gedanken nur für Sie
Nicht jede Notiz ist für das gesamte Team gedacht. Deshalb unterstützt Collabo ERP auch private Notizen.
Private Notizen sind nur für die Person sichtbar, die sie erstellt hat – sie können von niemand anderem eingesehen werden.
Damit eignet sich die Notizfunktion auch ideal für:
- Vorbereitungsnotizen zu Gesprächen oder Terminen
- Ideen, die noch nicht mit anderen geteilt werden sollen
So verbinden Sie persönliche Arbeitsweise mit der strukturierten Umgebung eines ERP-Systems,
ohne auf Ihre eigene, individuelle Notizpraxis verzichten zu müssen.
Schnellnotiz in der Navigationsleiste: Ideen sofort festhalten
Manchmal muss es schnell gehen: Ein Anruf, eine spontane Idee, ein kurzer Gedanke – und noch kein passender Datensatz geöffnet.
Genau dafür gibt es die Schnellnotiz.
In der oberen Navigationsleiste finden Sie neben dem Symbol für das Benutzerprofil das Icon für die Schnellnotiz.
Mit einem Klick öffnen Sie ein kompaktes Eingabefenster und können sofort eine private Notiz erfassen – ohne Umwege, ohne Modulwechsel.
Der große Vorteil: Die Schnellnotiz ist zunächst einfach eine persönliche Notiz, die nur Sie sehen.
Im Nachgang können Sie diese Notiz jederzeit einem anderen Datensatz zuordnen – zum Beispiel einem Kunden, einem Projekt oder einem Ticket.
So gehen spontane Gedanken nicht verloren, auch wenn der konkrete Kontext erst später klar wird.
Zentrale Notizverwaltung: Alle Notizen an einem Ort
Obwohl Notizen an vielen Stellen im System entstehen, laufen sie in einem zentralen Menüpunkt zusammen:
dem Menü „Notizen“.
Dort können Sie:
- alle Notizen gesammelt einsehen – unabhängig davon, in welchem Modul sie erstellt wurden,
- neue Notizen erstellen, ohne zuvor einen bestimmten Datensatz öffnen zu müssen,
- bestehende Notizen bearbeiten – Inhalte anpassen, ergänzen und korrigieren, Datensatz neu Zuordnen
- Notizen gezielt filtern, z. B. nach Modul, Ersteller, Datum oder Zugehörigkeit,
- direkt zu dem verknüpften Datensatz springen, bei dem die Notiz ursprünglich angelegt wurde.
Die Notizverwaltung wird damit zu einem zentralen Steuerungs- und Übersichtsbereich für alle Informationen „zwischen den Zeilen“, die den Alltag und die Zusammenarbeit prägen.
Gezielte Filter statt chaotischer Zettelwirtschaft
Je intensiver mit Collabo ERP gearbeitet wird, desto mehr Notizen entstehen.
Damit Sie trotzdem den Überblick behalten, bietet der Menüpunkt „Notizen“ leistungsstarke Filtermöglichkeiten.
Typische Einsatzzwecke:
- alle Notizen zu einem bestimmten Kunden anzeigen,
- die Notizen eines bestimmten Zeitraums sichten,
- Notizen zu einem bestimmten Projekt oder Vorgang filtern,
- prüfen, was zuletzt zu einem Key Account dokumentiert wurde.
Statt mühselig Informationen in E-Mails oder anderen Systemen zu suchen, genügt ein Blick in die zentrale Notizverwaltung von Collabo ERP.
Direkt aus der Notiz zum Datensatz springen
Ein weiterer großer Vorteil: Jede Notiz ist nicht nur in der Übersicht sichtbar, sondern bleibt jederzeit mit ihrem Ursprungs-Datensatz verbunden.
Aus der zentralen Notizübersicht können Sie mit einem Klick direkt zum Datensatz springen:
- von der Notiz zum Kundenprofil,
- von der Notiz zur Projekt- oder Aufgabenansicht,
- von der Notiz zum Ticket oder einem anderen Vorgang.
Die Notizenliste ist damit nicht nur eine Sammlung von Einträgen, sondern ein Navigationsknoten durch Ihre gesamte Arbeit in Collabo ERP.
Keine Notiz geht mehr verloren
Das zentrale Versprechen der Notizfunktion in Collabo ERP lautet:
Keine Notiz geht unter.
Dafür sorgen mehrere Punkte:
- Notizen werden direkt im ERP-System gepflegt – nicht verteilt in verschiedenen Tools.
- Jede Notiz ist einem klaren Kontext zugeordnet oder kann nachträglich zugeordnet werden.
- Die zentrale Notizverwaltung macht alle Einträge jederzeit auffindbar.
- Private Notizen bleiben sicher und sichtbar nur für die Person, die sie erstellt hat.
- Die Schnellnotiz stellt sicher, dass spontane Gedanken sofort erfasst werden können.
Ob spontane Idee, Kundenhinweis, interner Kommentar oder persönliche Erinnerung:
Ihre Notizen sind dauerhaft an einem Ort gespeichert und bei Bedarf in Sekunden wieder gefunden.
Mehrwert für das gesamte Team – und für jede einzelne Person
Die Notizfunktion in Collabo ERP verbindet individuelle Arbeitsgewohnheiten mit der gemeinsamen Datenbasis des Unternehmens:
- Für das Team: Transparenz, Nachvollziehbarkeit und weniger Informationsverluste.
- Für Führungskräfte: bessere Übersicht über Vorgänge und dokumentierte Entscheidungen.
- Für einzelne Mitarbeiter: private Notizen, Schnellnotizen und strukturierte Ablage im eigenen Arbeitsalltag.
So wird aus einem vermeintlich kleinen Feature ein echter Produktivitäts- und Wissens-Booster für den gesamten Einsatz von Collabo ERP.
Fazit: Strukturierte Notizen statt verstreuter Informationen
Mit der Notizfunktion, der zentralen Notizverwaltung, privaten Notizen und der Schnellnotiz in der oberen Navigationsleiste bietet Collabo ERP ein durchdachtes System, in dem keine Notiz verloren geht.
Sie erhalten:
- Notizen direkt an Kunden, Projekten, Tickets und weiteren Datensätzen,
- eine zentrale Übersicht im Menü „Notizen“,
- starke Filter- und Suchfunktionen,
- private Notizen, die ausschließlich von Ihnen selbst eingesehen werden können,
- und die Schnellnotiz, um Gedanken in Sekunden zu sichern und später zuzuordnen.
Kurz gesagt: Mit Collabo ERP wird aus „Ich schreibe mir das mal schnell irgendwo auf“ ein
strukturiertes, durchsuchbares und sicheres Notizsystem, das Ihren Arbeitsalltag deutlich erleichtert.